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Scrum+Notion=个人任务管理

上星期写了Scrum敏捷开发对个人任务管理的启示, 这星期来讲讲如何使用 Notion 实现这一理念。

概念

  1. Scrum,请看上篇文章Scrum敏捷开发对个人任务管理的启示
  2. Notion, 是一个很优秀的笔记软件,最突出的两个特色是无限级别的页面嵌套,以及其出色的 Database 工具。本文主要使用了 Notion 的 Database,现在飞书也推出了类似的功能,所以用飞书也可实现。

Notion 数据库简单介绍

我们拿 MySQL 类比,其有数据表和视图,Notion也是一样的,可以有一张原表,然后在不同的页面,引用同一个数据源,做成不同的视图。

Notion 的视图和 MySQL 的几乎一致,你可以显示部分字段、根据字段属性筛选特定的值、排序,分组等等。值得一提的是,作为一款笔记软件,表格、看板、画廊的不同的展示形式,也是视图的一部分。

使用方法

1. 历史归档

https://bird-notes.oss-cn-hangzhou.aliyuncs.com/img/scrum-notion-history.png 首先是总表,历史记录,表格视图,纯归档用。解释一下字段:

  • Name: 名字。每一条数据,其实同时也是一个文档,可以从 Name 字段内点进去,写些任务的细节,或者贴链接、图。
  • Cost: 花费的番茄钟数量,以后可以用来统计每天能完成多少任务,每个Sprint能完成多少任务,目前还没用起来。
  • Project: 归属于哪个项目。这个项目可以是广义的生活、工作、学习,也可以是具体的某个项目,完全由自己。
  • Recent:有 Today、Tomorrow、Follow Up、空,四种选择,用来标示今天、明天、近期需要跟进的任务。
  • Schedule:规划做这个任务的时间段。
  • Sprint:标示属于哪个 Sprint,可以是 Sprint01、Sprint02这种具体的,也有一个动态的 SprintNext。
  • Status:有 Todo、Doing、Done、Schedule、Cancel 这几种。其中 Schedule 用来标识明确必须在某段时间内做的任务,可以是会议,也可以是计划在某段时间做什么。
  • Type: 标识任务的类型,目前只有两种可能,“P” 和 空。带有 P 的任务,说明这是一个 Project,或者说是个 Parent,里面有细小的子任务。点进去可以查看 todo 列表。Type 的出现,是为了灵活管理小任务和中型项目。

得益于 Notion 的数据库提示的功能,所有视图,都可以根据各种属性再次进行搜索。

2. Backlog

https://bird-notes.oss-cn-hangzhou.aliyuncs.com/img/scrum-notion-backlog.png 这个对应 Backlog 概念,只筛选出未完成、未取消的任务,即当前的所有的任务清单,以及根据 Project 分组。

每次新的任务来临,应该加到这里面,或者加到历史归档里,并打上相应的标签,会自动渲染到这个视图里。

3. Current

https://bird-notes.oss-cn-hangzhou.aliyuncs.com/img/scrum-notion-current-sprint.png 这个视图,自动根据任务的属性,筛选出当前 Sprint 的任务,并根据完成状态分组,组内根据 Project 的种类排序(即,把觉得对自己来说重要的任务放在前面)。

可以点进去每个任务,修改相应的属性来修改任务的状态,也可以直接用鼠标拖拽。

带有 “P” 的任务,可以点进去查看详情。 https://bird-notes.oss-cn-hangzhou.aliyuncs.com/img/scrum-notion-P.png

如何标识或者说自动控制 Current Sprint 正确显示当前 Sprint 的任务呢?

很简单,给每个任务的 Sprint 打上相应的标签,比如当前是第二个 Sprint,就打上 Sprint02,然后设置只显示 Sprint02 的任务。切换到新的 Sprint 的时候,手动改一下筛选规则,改为 Sprint03 就好。

同时,我这里的 Sprint 标签设置的是多选,而不是单选。即一个任务同时可以属于多个 Sprint,这样可以标示出,哪个任务拖了几星期了。

4. Recent

https://bird-notes.oss-cn-hangzhou.aliyuncs.com/img/scrum-notion-recent.png

作为一个辅助,如果 Recent 标签不为空(Today、Tomorrow、Follow Up),以及未完成或未取消,那么这个任务就会显示在这个视图里。

每天晚上或第二天早上可以对 Current Sprint 的任务打标签,安排今明两天的任务。

5. Next Sprint

https://bird-notes.oss-cn-hangzhou.aliyuncs.com/img/scrum-notion-next-sprint.png 这个也是个辅助的视图,用处不大。用来打一个动态的 Sprint 标签,即「下一个Sprint的任务」。

后记

当前还有很多可以完善的地方,比如:

  • 长期目标管理,OKR。
  • Cost 字段用起来,看看每天或者每个Sprint能完成多少任务,以更好地安排以后的任务。
  • 再写一些统计的视图,例如根据 Sprint 分组。
  • 看看能不能和稍后读联系起来,有一类任务是读文章和资料。